VISTO: El Tratado de Asunción, el Protocolo de Ouro Preto, la Decisión Nº 4/96 del Consejo del Mercado Común y las Resoluciones Nº 67/96 y 42/97 del Grupo Mercado Común.
Que el Protocolo de Ouro Preto dispone que la Secretaría Administrativa del MERCOSUR sea uno de los órganos del MERCOSUR.
Que es necesario proporcionar las técnicas de procedimientos y control de la contabilidad patrimonial y presupuestal a ser utilizadas por la Secretaría Administrativa del MERCOSUR.
EL GRUPO MERCADO COMÚN RESUELVE:
Art. 1 - Aprobar el Manual Básico de Ejecución Presupuestal y Contabilidad Patrimonial, que consta como Anexo y forma parte de la presente Resolución.
XXXII GMC - Rio de Janeiro, 8/XII/98 MANUAL BASICO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y CONTABILIDAD PATRIMONIAL
INDICE
MARCO DE REFERENCIA
OBJETIVOS DEL MANUAL
TITULO I - DE LOS RECURSOS, FUENTES DE FINANCIAMIENTO Y GASTOS DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR
CAPITULO I - INTRODUCCION
ALCANCE MARCO JURIDICO
CAPITULO II - INGRESOS
APORTES INTERESES OTROS INGRESOS
CAPITULO III - GASTOS
CLASIFICACION DE GASTOS CLASIFICADOR DE GASTOS Y PLAN DE CUENTAS TRASPOSICIONES DE FONDOS ENTRE RUBROS EJERCICIO ECONOMICO FONDO FIJO
CAPITULO IV - COMPROMISOS
PLAN DE COMPRAS MATERIALES Y SUMINISTROS
CAPITULO V - LIQUIDACION Y PAGO
SUELDOS Y APORTES LIQUIDACION A PROVEEDORES
CAPITULO VI - COMPETENCIA PARA GASTAR Y PAGAR Y FORMAS DE CONTRATAR
ORDENADORES DE GASTOS Y PAGOS PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y CONTRATACION DE SERVICIOS 3- VIAJES EN MISION DE SERVICIO 4- CONTRATOS TEMPORALES
TITULO II - DEL PATRIMONIO DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR
CAPITULO I - BIENES
CAPITULO II - VALORES
TITULO III - DEL REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES
CAPITULO I - REGISTRO
CAPITULO II - CONTROL
TITULO IV - DE LA RENDICION DE CUENTAS Y BALANCES DE EJECUCION PRESUPUESTAL Y DE LOS ESTADOS CONTABLES PATRIMONIALES
TITULO V - DISPOSICIONES FINALES
CAPITULO UNICO - VIGENCIA
MANUAL BASICO DE EJECUCION PRESUPUESTAL Y CONTABILIDAD PATRIMONIAL
MARCO DE REFERENCIA
OBJETIVOS DEL MANUAL
El presente Manual Básico de Ejecución Presupuestal y Contabilidad Patrimonial, tiene por finalidad adoptar las técnicas de procedimiento y control a ser utilizadas por la Secretaría Administrativa del MERCOSUR, como así también orientar a los funcionarios responsables en la normativa vigente para la registración contable.
Se busca elaborar un Manual que sirva como punto de partida y que se adapte a la realidad de funcionamiento de la Secretaría, sintetizando todo lo que sobre el tema se trate.
La intención es disponer de un instrumento esencialmente práctico y por sobre todo, de fácil manejo y entendimiento para la aplicación en el control presupuestal y patrimonial.
Los objetivos del presente manual son:
Servir como guía a la actuación del personal afectado a las tareas económico-financieras, señalando los aspectos más importantes a tener en cuenta en el desempeño de sus funciones, sobre la base de un esquema de trabajo que permita orientar las tareas de la ejecución presupuestal y patrimonial de la Secretaría así como detectar por medio de su sistema de control los eventuales errores que puedan surgir. Adiestrar al personal nuevo y orientar al existente. Indicar qué, cómo, cuándo y por qué se realiza cada una de las tareas de registración y control de dichas contabilidades dentro de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR.
TITULO I - DE LOS RECURSOS, FUENTES DE FINANCIAMIENTO Y GASTOS DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR
CAPITULO I - INTRODUCCION
1 - ALCANCE
El presente Manual será aplicable a todos los hechos, actos u operaciones de los que deriven transformaciones o variaciones económicas y financieras de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR.
2 - MARCO JURIDICO
El marco jurídico se encuentra en:
Artículo 15 del Tratado de Asunción y los Artículos 1, 31, 32, 33 y 45 del Protocolo Ouro Preto. Acuerdo Sede para el funcionamiento de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR, Resolución No.116/96, XXIII Reunión del Grupo Mercado Común de fecha 11 de octubre de 1996, aprobado por Ley Nº 16.829 de fecha 29 de mayo de 1997, de la República Oriental del Uruguay. Resolución No. 67/96 del GMC, de fecha 21 de junio de 1996, (Estructura Inicial Básica de la SAM y Presupuesto Preliminar del Ejercicio 1997).
CAPITULO II - INGRESOS
1 - APORTES
Los pagos de los Estados Partes a la SAM se efectuarán trimestralmente, conforme al siguiente cronograma:
1a. cuota - hasta el 31 de marzo 2a. cuota - hasta el 30 de junio 3a cuota - hasta el 30 de septiembre 4a. cuota - hasta el 31 de diciembre
En caso que uno o más de los Estados Partes no efectuaran sus pagos en los plazos estipulados, se habilitará a la SAM a abrir una línea de crédito bancaria que permita obtener los recursos para su funcionamiento, resarciéndose la SAM del principal e intereses con el o los Estados que hubieren motivado la apertura de tal línea de crédito.
2 - INTERESES
Se consideran los generados por las cuentas bancarias con las que opera la Secretaría.
3 - OTROS INGRESOS
Como fuentes adicionales se consideran:
las ventas/suscripciones del Boletín Oficial del MERCOSUR la publicidad en la mencionada publicación las ventas del Directorio de Autoridades del MERCOSUR otras que pudiera determinar el Grupo Mercado Común
CAPITULO III - GASTOS
1 - CLASIFICACIÓN DE GASTOS
Los gastos de la SAM se clasificarán de la siguiente manera:
I. Gastos Corrientes gastos de personal gastos de funcionamiento
II. Gastos de Inversión
2 - CLASIFICADOR DE GASTOS Y PLAN DE CUENTAS
Apruébase el Clasificador de Gastos Presupuestal y el Plan de Cuentas Patrimonial, que figuran como ANEXOS I y II, respectivamente.
3 - TRASPOSICIONES DE FONDOS ENTRE RUBROS
Las funciones del Sector Recursos y Servicios serán el seguimiento y control de las contabilidades, así como de los desvíos que puedan eventualmente surgir en la ejecución presupuestal, proponiendo a la Dirección, para su aprobación por Instrucción de Servicio, el ajuste de los créditos presupuestales (trasposiciones de fondos entre rubros), de acuerdo a las necesidades de funcionamiento.
El Director podrá, conforme la evolución de gastos de la SAM, efectuar trasposiciones de fondos dentro de los mismos rubros, así como de los rubros de Personal a los de Funcionamiento. En ningún caso podrá trasponer fondos de los rubros de Funcionamiento a los de Personal, ni de gastos de inversión a gastos corrientes.
4 - EJERCICIO ECONOMICO
El presupuesto de la SAM será anual, extendiéndose el ejercicio económico desde el 1o. de enero al 31 de diciembre de cada año, quedando las partidas no utilizadas ni comprometidas a esa fecha como excedentes para el siguiente ejercicio.
5 - FONDO FIJO
El Director de la SAM creará un Fondo Fijo, el cual será destinado a atender los gastos menores de la Secretaría.
El Sector Recursos y Servicios será el administrador del mencionado Fondo Fijo, a cuyos efectos deberá:
autorizar previamente y controlar los gastos imputados a este concepto, solicitar la reposición del mismo cuando los gastos efectuados alcancen el 70 % de la cifra establecida por la Dirección.
CAPITULO IV - COMPROMISOS
Los créditos destinados a solventar gastos de funcionamiento serán afectados por los compromisos que se contraigan en cada ejercicio, no pudiendo comprometerse gastos de no existir crédito disponible.
Los créditos no podrán destinarse a finalidad u objeto que no sean los enunciados en las asignaciones respectivas y no podrán comprometerse gastos de funcionamiento o de inversiones cuyo monto exceda el límite de la asignación anual del presupuesto.
1 - PLAN DE COMPRAS E INVERSIONES
El Director de la SAM establecerá un Plan Anual de Compras e Inversiones, elaborado por los sectores, para el período 1o. de enero - 31 de diciembre de cada año, definiéndose prioridades y montos estimados para la adquisición de bienes o para inversiones que se hagan necesarias.
Dicho Plan deberá estar concluido antes del 30 de noviembre del año anterior, a la fecha de vigencia del presupuesto .
2 - MATERIALES Y SUMINISTROS
El Sector Recursos y Servicios será el encargado de implementar un sistema de registro y control para la provisión de materiales a Proveeduría y su posterior distribución sobre la base de las expresiones de necesidad de los Sectores, que será aprobado por Instrucción de Servicio del Director de la SAM.
CAPITULO V - LIQUIDACION Y PAGO
Efectuado el servicio o la prestación y previa conformidad se procederá a la liquidación, a los efectos de determinar la suma cierta que deba pagarse.
El gasto estará en condiciones de liquidarse cuando, por su concepto y monto corresponda al compromiso contraído, tomando como base la documentación que demuestre el cumplimiento de dicho compromiso y cuente con la conformidad expresa de la jefatura del Sector solicitante.
1 - SUELDOS Y APORTES
Para los sueldos y demás beneficios y cargas directamente vinculadas, se tomará como base la real prestación de los servicios por parte de los funcionarios;
La Secretaría tendrá una cuenta destinada a un Fondo Previsional donde verterá mensualmente y en forma individual los aportes de cada funcionario, correspondiendo un 14% a cargo de la Secretaría y un 7% por retención al funcionario.
2 - LIQUIDACION A PROVEEDORES
Para los gastos o inversiones, el hecho económico será la recepción conforme del objeto adquirido o la prestación del servicio contratado. Ello sin perjuicio de la asignación anticipada de recursos, que se otorgue a proveedores con destino a una inversión o a un gasto, cuando ello estuviere estipulado en las condiciones del llamado.
CAPITULO VI - COMPETENCIA PARA GASTAR Y PAGAR Y FORMAS DE CONTRATAR
1 - ORDENADORES DE GASTOS Y PAGOS
Es ordenador primario de gastos: El Director de la SAM, como titular de la Secretaría, a quien se le asigna competencia para disponer gastos por hasta la totalidad del presupuesto aprobado.
Son ordenadores secundarios: el Jefe de Sector Recursos y Servicios, cuando el monto de la operación no exceda el límite máximo para las compras o contrataciones directas; los demás Jefes de Sectores, cuando el monto de la operación no exceda el límite máximo del Fondo Fijo con la previa autorización del Sector Recursos y Servicios.
Son ordenadores de pagos: El Director de la SAM, firmando conjuntamente con el Jefe de Sector Recursos y Servicios. En ausencia de uno de ellos, firmará el que presente con otro Jefe de Sector.
El funcionario que comprometa cualquier erogación sin estar autorizado para ello será responsable de su pago, sin perjuicio de las demás sanciones que pudieran corresponder.
La comprobación de que se fraccione el gasto para que la operación encuadre en determinados límites, será considerada falta grave a efectos de las sanciones que correspondan.
2 - PROCEDIMIENTOS DE COMPRA Y CONTRATACION DE SERVICIOS
Toda adquisición de bienes o contratación de servicios se regirá por el Procedimiento establecido por Res. Int. No. 10/97, que se adjunta como ANEXO III, encomendándose al Sector Recursos y Servicios la revisión de los montos límites mencionados en la referida Resolución en forma semestral, o cuando las circunstancias así lo aconsejaren, informando en todos los casos a la Dirección. El Sector mencionado tendrá a su cargo la difusión de los nuevos topes.
3 - VIAJES EN MISION DE SERVICIO
La contratación de Agencias de Viajes para la adquisición de pasajes se regirá por Resolución que dicte el Director.
Los viáticos dispuestos para cada misión se determinarán de acuerdo a la reglamentación vigente, de acuerdo a las Normas Generales Relativas a los Funcionarios de la SAM, en su Artículo 52 aprobado por Res.Nº 42/97 del GMC.
4 - CONTRATOS TEMPORALES
Toda contratación de asesores y consultores con cargo a las partidas previstas, se celebrará mediante un procedimiento de selección, de acuerdo a las necesidades del servicio y sobre la base de tres presupuestos, teniendo presente la oferta más conveniente de acuerdo a las necesidades y a los intereses de la Secretaría.
TITULO II - DEL PATRIMONIO DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR
CAPITULO I - BIENES
Integran el patrimonio de la Secretaría el derecho de dominio y los demás derechos reales sobre los bienes muebles e inmuebles así como los derechos personales que por instrucción expresa o por haber sido adquiridos por la Secretaría sean de su propiedad.
La Secretaría tendrá a su cargo: la administración de los bienes que tenga asignados o haya adquirido para su uso, el inventario de bienes, que deberá mantenerse actualizado, correctamente valuado y unívocamente identificado.
CAPITULO II - VALORES
La Tesorería de la SAM constituye un ente recaudador y pagador de fondos, de conformidad con las reglas y procedimientos del presente Manual.
Entre sus potestades tendrá:
a) gestionar líneas de crédito bancarias, en los términos previstos en el Título I, Capítulo II de este Manual;
b) abrir cuentas bancarias debidamente identificadas a la orden de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR y bajo dos firmas actuantes indistintamente, en las que se depositarán las sumas correspondientes a los aportes y otros ingresos, con excepción de los montos que formen parte del Fondo Fijo,
c) depositar los aportes al Fondo Previsional a cargo de la Secretaría y de sus funcionarios,
d) verificar el movimiento de fondos y valores, certificar el correcto depósito de los ingresos y el cumplimiento de las órdenes de pago y arquear periódicamente las existencias,
e) conciliar los saldos de las cuentas bancarias con los estados remitidos por los bancos,
f) informar previamente la disponibilidad de crédito para el objeto del gasto y su monto en los actos que generen compromisos, sin cuya constancia carecerán de validez,
g) verificar el cumplimiento de los principios y normas contables vigentes,
h) realizar estudios económico-financieros y elaborar informes,
i) emitir cheques para gastos, sueldos y viáticos,
j) realizar pago de sueldos, viáticos y proveedores,
k) analizar costos por dependencia y realizar un control cruzado de la información para asegurar la correcta registración.
TITULO III - DEL REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES
CAPITULO I - REGISTRO
Todos los actos u operaciones comprendidos en el presente Manual deben realizarse por medio de documentos, registrarse en libros membretados y rubricados por la Secretaría, fichas de contabilidad o mediante la utilización de un sistema de procesamiento electrónico de datos, con los requisitos establecidos precedentemente y reflejarse en cuentas, estados demostrativos, liquidaciones y balances que permitan su medición y juzgamiento. Los servicios de contabilidad serán organizados de manera a permitir el seguimiento de la ejecución financiera, el conocimiento de la composición patrimonial, el relevamiento de los balances, el análisis e interpretación de los resultados económicos y financieros.
El registro de las operaciones patrimoniales y financieras se llevará por el método de partida doble y se integrará con los siguientes sistemas:
Financiero Movimiento de fondos y valores Patrimonial Registración económico-contable Inventario de bienes Liquidación de proveedores y viáticos
El registro de las operaciones presupuestales generará: Liquidaciones presupuestales Estados Mensuales de Situación Estados de Situación Acumulados
CAPITULO II- CONTROL
El control de la gestión económico-financiera estará a cargo del Tesorero, quien velará por el correcto cumplimiento de las disposiciones vigentes.
TITULO IV - DE LA RENDICION DE CUENTAS Y BALANCES DE EJECUCION PRESUPUESTAL Y DE LOS ESTADOS CONTABLES PATRIMONIALES
La Secretaría Administrativa del MERCOSUR, según Resolución No. 11/98 del GMC adoptada en la XXIX reunión en la ciudad de Buenos Aires con fecha 8 de mayo de 1998, deberá presentar en el mes de febrero de cada año al Grupo Mercado Común, a través de la Presidencia Pro-Témpore, la Rendición de Cuentas sobre la ejecución anual de su presupuesto por el ejercicio vencido, que comprenderá el período del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año.
Asimismo, deberá elevar a consideración del GMC, en su primera reunión ordinaria del año, el Proyecto de Presupuesto para el Ejercicio corriente.
La Presidencia Pro-Témpore, previa comunicación a las Secciones Nacionales del Grupo Mercado Común, remitirá la Rendición de Cuentas a Auditoría la que deberá elaborar un dictamen y comunicarlo a dicha Presidencia dentro del plazo de 45 (cuarenta y cinco) días corridos, a partir de su recepción.
La Rendición de Cuentas anual será sometida a consideración del Grupo Mercado Común, con el dictamen de la Auditoría, en la siguiente reunión ordinaria posterior a su recepción.
TITULO V - DISPOSICIONES FINALES
CAPITULO ÚNICO - VIGENCIA
El presente Manual entrará en vigencia a partir del 1º de enero de 1999.